归档通知
发布日期:2019-04-04 来源: 浏览次数: 作者:党政办


各院系、相关部门:

按照《高等学校档案管理办法》和《淮南联合大学立卷归档工作规范》的相关要求,请各单位在四月底前完成本单位2018年度在各项工作中形成的对学校有保存价值的档案材料的归档移交。具体事项通知如下:

一、归档范围

1、凡本单位在工作过程中直接形成的,对个人、学校和社会有保存价值的党群、行政、教学、科研、仪器设备、出版物、外事等档案。

2、归档文件材料载体类型包括纸质、声像、电子、实物等。

3、具体归档范围请参照《淮南联合大学文件材料归档范围和保管期限表》(见办公室网站)。

二、归档要求

1、归档文件材料应收集完整齐全,兼职档案员在整理过程中要逐件检查,确保文件材料的原件归档,复印件原则上不归档。

2、文件材料以件为单位装订,遵循材料自然形成规律,保持彼此之间的有机联系,同一个内容的档案材料不要人为地分割开或遗漏、缺项。

3、凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。

4、重要请示类文件材料如已答复,须提供相关批复材料。

5、归档的声像、实物档案须标明时间、地点、人物、事由。

三、归档程序

1、整理、录入

各单位兼职档案员按各单位文件归档范围收集档案,按类别-保管期限整理后录入《归档文件目录》,电子的《归档文件目录》表上传至综合档案室QQ群,审核后打印《归档文件目录》、《备考表》、《档案移交登记表》,与档案实体一并移交。

2、归档验收、移交

档案移交时,文件材料按顺序排列清楚,目录、内容、排列顺序完全一交,接双方应当面检查,严格履行交接手续,《归档文件目录》、《档案移交登记表》一式两份。

特此通知

淮南联合大学党政办公室

2019年4月4日